Projectsecretaris WNZ A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda

Project Het project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel - Gouda zoekt een projectsecretaris. Het project bevindt zich in de fase Planuitwerking + Contractvoorbereiding. Het projectteam vervult de rol van opdrachtgever en dat vereist veel kennis, kunde, ervaring, creativiteit en een continue balans tussen effectiviteit en efficiëntie. In het projectteam werken ca. 65 collega's in verschillende rollen. Als projectsecretaris lever je een belangrijke, zichtbare bijdrage voor het effectief en efficiënt draaien van het projectsecretariaat en daarmee de gehele projectorganisatie. De opdrachtgever zoekt een proactieve, nauwkeurige projectondersteuner met uitstekende communicatieve vaardigheden. Vanwege de aard van de werkzaamheden kun je meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. Vanuit je ruime ervaring ben je in staat de context en werkzaamheden snel tot je te nemen. Daarnaast zorg je ervoor dat het projectmanagementteam soepel kan draaien door snel en effectief informatie te verwerken en waar nodig te ondersteunen in het proces. Bij deze opdracht ben je onderdeel van het cluster Projectbeheersing en leg je verantwoording af aan de Manager Projectbeheersing. Voor een groot deel van het werk schakel je direct met de Projectmanager. OPDRACHTOMSCHRIJVING - Nauwkeurig bijhouden van actielijsten en notuleren van diverse overleggen. - Inplannen van complexe afspraken met interne en externe stakeholders. - Voorbereiden en organiseren van projectbrede (sociale) bijeenkomsten. - Managen van documenten en informatiestromen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van post en mails binnen het project. - Coördineren van operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat, de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie. - Het bijhouden van project-specifieke documenten/lijsten zoals organogrammen en distributielijsten. - Contacten onderhouden met interne en externe medewerkers en proactief reageren op vragen; zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen. - Ondersteunen bij het voorbereiden van o.a. de wekelijkse (deel)projectteamvergaderingen: verspreiding van agenda en bijbehorende stukken, bewaken van acties en deadlines. - Het gebruik van DocGen voor officiële sjablonen en brieven. - Ondersteunen bij het voorbereiden van stukken en presentaties voor bijvoorbeeld de Stuurgroep. - Stukken aanbieden ter archivering en dossierbeheer. - Het beheren van rechten in diverse systemen. - Het beheren van project-specifieke passen en eigendommen (toegang gebouw, parkeerpassen, kastruimte project + sleutels). GEZOCHT PROFIEL - Je hebt een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO-niveau. - Je beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van projectondersteuning/projectsecretaris bij grote infrastructurele projecten bij een overheidsorganisatie. - Je bent 2 dagen per week (dinsdagen en donderdagen) beschikbaar om op locatie te werken (Rotterdam). In overleg worden de andere uren verdeeld over twee dagen (eventueel werkzaam vanuit huis). - Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office pakketten. WENSEN - Mate waarin je beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek). - Aantoonbare ervaring met werken in projecten bij Rijkswaterstaat. - Aantoonbare werkervaring met het CONNECT of andere SharePoint omgeving. - Aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren en maken van gespreksverslagen van bijeenkomsten/vergaderingen. COMPETENTIES - Je bent nauwkeurig, proactief/energiek en oplossingsgericht. - Je bent zelfstandig en communicatief. - Je bent flexibel en kunt snel schakelen. - Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen. - Je bent samenwerkingsgericht. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina. AANVULLENDE INFORMATIE Bandbreedte tarief: € 85.- / € 99,75 Optie tot verlenging: Ja, 3x 12 maanden Bijzonderheden AVG: Geen foto. Geen persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Geen leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.