Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij

Ben jij een gedreven programmasecretaris die sterk is in organiseren en coördineren, en daarnaast inhoudelijk kan adviseren met oog voor klantwaarde? De opdrachtgever zoekt een freelancer die proactief werkt en wil bijdragen aan een omvangrijk project gericht op het vernieuwen en verduurzamen van een vloot specialistische schepen. JOUW ROL Als programmasecretaris ondersteun je voor ongeveer 75% van je tijd de Programmadirecteur en het Management Team (MT) van zeven leden. Je zorgt ervoor dat de Programmadirecteur ontzorgd wordt en dat de activiteiten van het MT soepel verlopen. Daarnaast ondersteun je het gehele programmateam. Je werkt nauw samen met twee collega Senior Projectondersteuners binnen het secretariaat. Hoewel je geen formele leidinggevende rol hebt, draag je bij aan een goede coördinatie en een prettige samenwerking binnen het team. Je krijgt een rol die qua werk- en denkniveau uitdagender is dan de gebruikelijke projectondersteuner binnen soortgelijke organisaties. Naast de reguliere taken denk je mee over hoe je werkzaamheden efficiënter en effectiever kunt uitvoeren. Zodra de basis op orde is, kun je jouw takenpakket verder uitbreiden. Ongeveer 25% van je tijd vervul je de rol van secretaris voor het wekelijkse MT van een ander organisatieonderdeel dat nauw samenwerkt met het programmateam. Dit MT bestaat uit vijf leden. In deze dubbelrol verbind je beide teams en gebruik je jouw kennis van beide organisaties om processen soepel te laten verlopen. Discretie en vertrouwelijkheid zijn hierbij vanzelfsprekend. Je verzorgt de agenda, beheert de stukkenstroom en notuleert tijdens de overleggen. WAT MAAKT DIT WERK VOOR JOU DE MOEITE WAARD? Je haalt voldoening uit het ontzorgen van anderen en het zorgen dat zij op het juiste moment met de juiste mensen kunnen overleggen. Je werkt graag zelfstandig, maar onderhoudt ook actief contact met collega’s. Het plannen en voorbereiden van vergaderingen, rekening houdend met verschillende belangen, is voor jou een dagelijkse uitdaging waar je energie van krijgt. Je beheert de agenda van de Programmadirecteur zodat zij zich optimaal kan richten op haar taken. Daarnaast denk je mee over diverse vraagstukken en adviseer je collega’s waar nodig. Door jouw centrale positie ben je een belangrijke schakel binnen de MT’s, waar teamleden met vragen en verzoeken bij je aankloppen. JOUW TAKEN - Beheren van informatie en functionele mailboxen: mails screenen, doorverwijzen en afhandelen - Beheren van documenten en informatiestromen - Bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s, zowel inhoudelijk als administratief - Overzicht bijhouden van opdrachtbrieven en nota’s - Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties - Coördineren van tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing: agenda verspreiden, stukken delen, acties en deadlines bewaken - Coördineren van wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: agenda verspreiden, stukken delen, acties en deadlines bewaken - Notuleren van complexe overleggen - Regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en catering - Agendabeheer en algemene ondersteuning van de Programmadirecteur Vlootvernieuwing - Bijdragen aan voortgangsrapportages - Archiveren van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint WAT ZOEKEN WE IN JOU? - Minimaal een HBO-opleiding of gelijkwaardig - Minimaal 3 jaar ervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of projectcoördinator - Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift - Bereidheid om fysiek aanwezig te zijn op locatie tijdens projectdagen PREFERENTIES - Minimaal 2 jaar relevante ervaring bij vergelijkbare opdrachtgevers zoals overheidsinstanties - Minimaal 2 jaar ervaring met het inhoudelijk en administratief ondersteunen van een management- of directieteam van minimaal 4 leden - Affiniteit met de maritieme sector, bijvoorbeeld door werkervaring, opleiding of training - Sterke vaardigheden in plannen, organiseren en notuleren van complexe overleggen - Competenties zoals nauwkeurigheid, proactiviteit, klantgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit, aantoonbaar met concrete voorbeelden WERKOMGEVING Je werkt vanuit een kantoorlocatie in Rijswijk, met als uitgangspunt drie dagen op kantoor (maandag, dinsdag en donderdag) en één dag thuis of elders. Over werktijden wordt in overleg afspraken gemaakt. Incidenteel kan het zijn dat je op andere dagen of locaties aanwezig moet zijn voor overleggen. De organisatie beheert en onderhoudt een vloot van ruim 100 specialistische schepen die worden ingezet door verschillende overheidsdiensten. Het programma richt zich op het stapsgewijs vernieuwen en verduurzamen van deze vloot. Het programma bestaat uit meerdere individuele projecten die gezamenlijk bijdragen aan dit doel. ARBEIDSVOORWAARDEN - Uurtarief in de bandbreedte van 78,25 tot 86,50 euro exclusief BTW - Geen zzp-inzet mogelijk - Optie tot verlenging van zes keer maximaal 12 maanden na afloop van het initiële contract - Gemiddeld 24 uur per week INTERESSE? Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan via de link onderaan deze pagina met je recente CV in Word, een onderbouwing van je ervaring en je all-in uurtarief exclusief BTW. Vergeet niet om geen foto of persoonsgegevens zoals e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn-profiel mee te sturen. Lever ook geen leveranciersgegevens mee.