Programmasecretaris Vlootvernieuwing en MT Rijksrederij

De opdrachtgever zoekt een gedreven freelance programmasecretaris die het managementteam ondersteunt bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden binnen een omvangrijk programma gericht op vlootvernieuwing. JE TAKEN - Managen van documenten en informatiestromen binnen het programma. - Inhoudelijk bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s, en het overzicht hiervan bijhouden. - Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties voor MT-vergaderingen. - Coördineren van tweewekelijkse MT-vergaderingen gericht op vlootvernieuwing: agenda en stukken verspreiden, acties en deadlines bewaken. - Coördineren van wekelijkse MT-vergaderingen van de opdrachtgever: verspreiden van agenda en stukken, bewaken van acties en deadlines. - Notuleren van complexe overleggen en zorgen voor heldere verslaglegging. - Agendabeheer en algemene ondersteuning van de programmaleiding. - Bijdragen aan voortgangsrapportages en archiveren van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint. WERKLOCATIE EN WERKWIJZE De standplaats is een kantoor in Rijswijk met als uitgangspunt minimaal twee dagen per week aanwezig zijn op kantoor, met name op maandag en dinsdag voor de MT-vergaderingen. Thuiswerken is deels mogelijk, maar het kantoor blijft de basis. Incidenteel vinden overleggen op andere dagen en locaties plaats. GEZOCHT PROFIEL - Minimaal een afgeronde HBO-opleiding of gelijkwaardig. - Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een ondersteunende rol als projectsecretaris, projectondersteuner of projectcoördinator. - Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. - Beschikbaar om fysiek aanwezig te zijn op de projectlocatie op de afgesproken dagen. WENSEN - Minimaal 2 jaar relevante ervaring bij vergelijkbare overheidsorganisaties of binnen een soortgelijke context. - Minimaal 2 jaar ervaring met het inhoudelijk en administratief ondersteunen van een MT- of directieteam van minimaal vier leden. - Affiniteit met de maritieme sector, bijvoorbeeld door werkervaring, opleiding of trainingen. - Volledig relevante vaardigheden in het plannen, organiseren en notuleren van complexe overleggen. - Competenties zoals nauwkeurigheid, proactiviteit, klantgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit zijn belangrijk en worden getoetst aan de hand van concrete voorbeelden. WAT DE OPDRACHTGEVER WAARDERT - Nauwkeurigheid en oog voor detail. - Proactieve en oplossingsgerichte houding. - Klantgerichtheid en communicatieve vaardigheden. - Inzicht in bestuurlijke verhoudingen en sensitiviteit. - Flexibiliteit en het vermogen snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen. ARBEIDSVOORWAARDEN - Uurtarief in de bandbreedte van 75 tot 86,50 euro exclusief BTW. - Geen inzet mogelijk als zzp'er, het betreft een andere contractvorm. - Optie tot verlenging van de opdracht voor zes keer twaalf maanden. INTERESSE? Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan via de link onderaan deze pagina met je recente CV in Word, een onderbouwing van je ervaring en je all-in uurtarief exclusief BTW. Let op: Vanwege de AVG mogen er geen foto’s, persoonsgegevens zoals e-mail, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn-profielen in de sollicitatie staan. Ook mogen er geen leveranciersgegevens zichtbaar zijn.