Procesoptimalisator

Ben jij een ervaren procesoptimalisator die graag werkt aan het verbeteren van interne dienstverlening binnen een groeiende overheidsorganisatie? De opdrachtgever is op zoek naar een gedreven freelancer die het Intern Service Punt (ISP) kan ondersteunen bij het optimaliseren van processen, het inrichten van dashboards en het verbeteren van kennismanagement. OPDRACHTOMSCHRIJVING De organisatie achter deze zzp opdracht bevindt zich in een regio die volop in ontwikkeling is. Met een groeiende bevolking en een focus op het versterken van de regio en het verbeteren van voorzieningen, wil de opdrachtgever de interne dienstverlening naar een hoger niveau tillen. Het ISP fungeert als het centrale aanspreekpunt voor medewerkers en teams bij vragen, meldingen en aanvragen, en maakt gebruik van servicemanagementsoftware zoals Topdesk. Jouw rol als procesoptimalisator is essentieel om de kwaliteit, uniformiteit en efficiëntie van de dienstverlening te verbeteren. Je werkt aan het opstellen en actualiseren van handleidingen en kennisartikelen, het inrichten van dashboardsturing op calls en meldingen, en het analyseren en optimaliseren van belangrijke processen zoals het VVV-bonnenproces en het in-, door- en uitstroomproces. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het vullen en structureren van de kennisbank volgens de Knowledge Centered Service-methodiek (KCS) en het optimaliseren van Topdesk in samenwerking met een consultant. Ook begeleid je de aanschaf en inrichting van een chatbot binnen Topdesk, wat bijdraagt aan een moderne en efficiënte dienstverlening. In de eerste weken van de opdracht stel je een bondig plan van aanpak op, inclusief prioritering en planning, waarbij je gebruikmaakt van een eerder opgesteld adviesrapport over het ISP. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN - Opstellen en actualiseren van handleidingen en kennisartikelen. - Inrichten van dashboardsturing op calls, meldingen en terugkerende vragen. - Analyseren, optimaliseren en standaardiseren van processen, zoals het VVV-bonnenproces en het in-, door- en uitstroomproces. - Vullen en structureren van de kennisbank en Topdesk op basis van de KCS-methodiek. - Optimaliseren van Topdesk in samenwerking met een Topdeskconsultant. - Verbeteren en uniformeren van werkprocessen binnen het ISP. - Begeleiden van de aanschaf en inrichting van een chatbot binnen Topdesk. - Opstellen van een plan van aanpak met prioritering en planning in de eerste weken. GEZOCHT PROFIEL - Aantoonbaar afgeronde HBO bachelor opleiding. - Minimaal 5 jaar ervaring met het optimaliseren van ICT- of facilitaire processen. - Minimaal 3 jaar werkervaring bij een overheidsinstelling in de afgelopen 8 jaar. - Minimaal 6 jaar ervaring met servicedesksoftware binnen een overheidsinstelling. - Minimaal 2 jaar ervaring met procesoptimalisatie van ICT/facilitaire processen bij een gemeente, met concrete voorbeelden. - Ervaring met Topdesk, inclusief inrichting en optimalisatie. - Ervaring met de Knowledge Centered Service (KCS) methode en het vullen van kennisbanken. - Ervaring met het gebruik van Engage is een pré. COMPETENTIES - Luistervaardigheid om de behoeften van medewerkers goed te begrijpen. - Schrijfvaardigheid voor het opstellen van heldere handleidingen en kennisartikelen. - Analytisch vermogen om processen te doorgronden en te verbeteren. WERKWIJZE EN SELECTIEPROCEDURE De opdrachtgever werkt hybride, waarbij je op werkdagen van maandag tot en met vrijdag beschikbaar bent. De procedure bestaat uit meerdere stappen: - Stap 1: Beoordeling van cv’s op basis van de minimumeisen. - Stap 2: Selectie van de beste 10 cv’s op basis van aanvullende criteria zoals ervaring en kennis van Topdesk. - Stap 3: De opdrachtgever beoordeelt de geselecteerde kandidaten op relevante werkervaring. - Stap 4: Selectiegesprek met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij competenties worden getoetst. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste aansluit bij het profiel. Alle kandidaten worden geïnformeerd over de uitslag. Er geldt een opschortende termijn voor eventuele bezwaren. OVERIGE INFORMATIE - De opdracht is ingedeeld in functieschaal 10 volgens de CAO van de opdrachtgever. - Het uurtarief wordt geïndexeerd volgens de CBS-indexering. - De opdrachtgever vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), een geheimhoudingsverklaring, een uittreksel uit het Handelsregister (KvK) en een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). - Indien je personeel ter beschikking stelt, moet je geregistreerd staan als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). - Er geldt een Social Return (SROI) verplichting bij opdrachten boven €400.000. - CV’s mogen maximaal 5 pagina’s zijn, opgesteld in het Nederlands en voorzien van minimaal 2 referenties. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.