Functioneel beheerder sjablonenmanagement

LET OP!! Dit is een detacheringsopdracht met een driepartijenovereenkomst. De inschrijver sluit een driepartijen detacheringsovereenkomst, waarbij de inschrijver als werkgever van de inhuurkracht, de inhuurkracht als betrokkene en de opdrachtgever als inlener ondertekent. Let wel, de inschrijver en de inhuurkracht dienen hiervoor een (civielrechtelijke) arbeidsovereenkomst te hebben gesloten. Indien dit om welke reden dan ook niet mogelijk is, wordt je inschrijving terzijde gelegd. Op deze driepartijenovereenkomst is de Waadi van toepassing. Er zal daarom worden gecontroleerd op de vereiste registratie conform artikel 7a van de Waadi. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. Volgens richtlijnen van de opdrachtgever dient iedere medewerker minimaal 2 dagen per week op kantoor aanwezig te zijn. Welke dagen dit zijn gaat in overleg met de manager en het team. De opdrachtgever registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat hun wettelijke taak. Hun gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand. OPDRACHT Onlangs heeft de opdrachtgever een nieuw sjablonenmanagement tool aangeschaft ter vervanging van de huidige, verouderde en moeilijk beheerbare oplossing. Inmiddels zijn ze aan de slag gegaan om deze nieuwe tool op een goede manier in beheer te nemen, de bestaande sjablonen om te zetten naar de nieuwe omgeving en ervoor te zorgen dat gebruikers worden opgeleid zodat zij zelfstandig aan de slag kunnen met deze nieuwe tool. Ze zijn op zoek naar een ervaren en flexibele professional die in staat is op een rijdende trein te springen en daarmee de lopende projectwerkzaamheden snel weet op te pakken. De ideale kandidaat heeft kennis van zaken en legt gemakkelijk contact met projectleden wat zorgt voor een soepele samenwerking en effectieve communicatie. Sterke samenwerkingsvaardigheden zijn essentieel om bij te dragen aan het succes van het project. Voor de nieuwe sjabloonmanagement tool is al een productowner beschikbaar om de business implementatie en de in beheername in goede banen te leiden. Ter ondersteuning van deze productowner is de afdeling Data-, Proces- en Informatiemanagement (DPI) Bedrijfsvoering op zoek naar een functioneel beheerder. Vanuit de afdeling DPI Bedrijfsvoering adviseren zij over de (in-)richting van processen en systemen en regisseren zij vervolgens de realisatie, implementatie en het beheer ervan. Ze doen dat specifiek voor de bedrijfsvoering van de opdrachtgever. Denk hierbij aan HRM-processen, financiële huishouding, facilitaire ondersteuning, inkoopprocessen, enz. BELANGRIJKSTE TECHNIEKEN, METHODEN EN TOOLS - BISL; - Xential (het nieuwe sjabloonmanagementplatform); TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Samen met de productowner draag jij de verantwoordelijkheid om het nieuwe sjabloonmanagement systeem op een beheerste manier (functioneel) in gebruik en beheer te nemen. De precieze taakverdeling zal in afstemming met de productowner worden bepaald, maar te denken valt aan de volgende taken: - Het opstellen en vaststellen van afspraken rondom taakverdeling tussen key-users, technisch beheer en functioneel beheer; - Het inregelen van processen rondom het afhandelen van gebruikersvragen, incidenten, problemen en wijzigingsverzoeken (waarbij je uiteraard aansluit op de standaard processen van de opdrachtgever); - Het inregelen van het (operationeel) leveranciersmanagement voor de nieuwe systemen; - Het functioneel inrichten van de nieuwe systemen volgens de standaarden van de leverancier en passend binnen de werkwijze van de opdrachtgever; - Het ondersteunen van gebruikers bij het in gebruik nemen van het nieuwe systeem; - Het uitvoeren van voorkomende activiteiten die in het kader van de in gebruik name van de nieuwe systemen nodig zijn (omzetten sjablonen, data migratie, enz.); - Het bijdragen aan de werving van een functioneel beheerder voor de structurele invulling van het functionele beheer voor deze nieuwe systemen en het inwerken van deze persoon. VEREISTEN - De inschrijver sluit een driepartijen detacheringsovereenkomst af, waarbij de inschrijver als werkgever van de inhuurkracht, de inhuurkracht als betrokkene en de opdrachtgever als inlener ondertekent. Let wel, de inschrijver en de inhuurkracht dienen hiervoor een (civielrechtelijke) arbeidsovereenkomst te hebben gesloten. Indien de inschrijver niet aan deze eis voldoet, wordt de inschrijving ter zijde gelegd.; - Een maximum uurtarief van € 100,00 exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en fee Flextender en overige kosten; - Het CV dient in het Nederlands te zijn opgesteld en mag niet langer zijn dan maximaal 5 pagina’s A4; - Door de kandidaat zélf geschreven CV en motivatie; - De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift; - Afgeronde hbo-opleiding of hoger; - Kennis van BISL; - Aantoonbaar kennis van complexe sjablonen in Word (macro’s); - Minimaal 3 jaar bewezen ervaring met het inrichten van functioneel beheer voor nieuwe systemen en processen waarbij voorheen nog geen functioneel beheer aanwezig was; - Minimaal 3 jaar bewezen ervaring met Xential; - Ervaring met werken voor een overheidsorganisatie die vergelijkbaar is met de opdrachtgever; GUNNINGSCRITERIA - U toont duidelijk aan (max. 300 woorden) op welke wijze de door u geleverde expertise en competenties binnen de geschetste situatie een bijdrage leveren aan te behalen resultaten (zie ook opdrachtomschrijving, taken en verantwoordelijkheden). Beoordeling: Hoe beter de expertise en competenties aansluiten bij de wensen van de opdrachtgever en de geschetste situatie hoe hoger de score (weging maximaal 60 punten); - Sluit onvoldoende aan bij de wensen van de opdrachtgever (0 punten); - Sluit voldoende aan bij de wensen van de opdrachtgever (30 punten); - Sluit goed aan bij de wensen van de opdrachtgever (60 punten); - U beschrijft (max. 300 woorden) hoe u de inrichting van het functioneel beheer beziet en hoe u dit tot een goed einde denkt te brengen. Beoordeling: De mate waarin de beschrijving van aanpak aansluit bij de wensen van de opdrachtgever (weging maximaal 40 punten). - Sluit onvoldoende aan bij de wensen van de opdrachtgever (0 punten); - Sluit voldoende aan bij de wensen van de opdrachtgever (20 punten); - Sluit goed aan bij de wensen van de opdrachtgever (40 punten); COMPETENTIES - In staat om zelfstandig binnen een organisatie te bewegen en omgevingssensitief; - Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling; - Resultaatgericht; - Vasthoudend; - Planmatig; - Analytisch; - En passend bij de kernwaarden: BORG (Betrouwbaar, Open, Relevant en Gedreven). BEOORDELINGSPROCES Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie van cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Stap 3: Beoordeling door opdrachtgever De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde selectiescriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Verificatiegesprek In het verificatiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel. Het verificatiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de opdrachtgever het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. TARIEF Maximaal € 100,00 Het tarief is inclusief alle overige kosten met uitzondering van de kosten voor eventuele dienstreizen en opleidingskosten (zoals vermeld in de overeenkomsten). Een tussentijdse verhoging van het genoemde uurtarief is niet mogelijk. FUNCTIESCHAAL Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. FEE FLEXTENDER Flextender brengt voor deze opdracht € 1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. CV-EISEN Maximaal 5 pagina’s A4, opgesteld in het Nederlands. De antwoorden op de gunningscriteria dienen ook binnen dit aantal pagina’s te worden beantwoord. OVERIGE INFORMATIE Conceptovereenkomsten Voor deze opdracht gaat de opdrachtgever een driepartijen-overeenkomst aan met de opdrachtnemer in lijn met de overeenkomst zoals vermeld onder de inkoopvoorwaarden, te weten: - Detacheringsovereenkomst Voor deze opdracht gaat Flextender een tweepartijen-overeenkomst aan met de opdrachtnemer in lijn met de overeenkomst zoals vermeld onder de inkoopvoorwaarden. CONTRACTPARTIJEN De opdrachtgever gaat uitsluitend met de inschrijvende partij de overeenkomst aan. FLEXTENDER ALS BEMIDDELAAR Voor deze opdracht treedt Flextender op als bemiddelaar. Ook maakt de opdrachtgever gebruik van de dienstverlening van Flextender voor de urenregistratie van de werkzaamheden. Dat betekent dat de opdrachtnemer een rechtstreekse opdrachtovereenkomst aangaat met de opdrachtgever wat betreft de uitvoering van de werkzaamheden. En daarnaast gaat de opdrachtnemer een aparte overeenkomst met Flextender aan waarin de vergoeding voor de geleverde bemiddeling en het verplichte gebruik van het urenregistratie-systeem van Flextender worden vastgelegd. De opdrachtgever zal voor deze opdracht een twee- óf driepartijen overeenkomst aangaan met de opdrachtnemer. Flextender zal voor deze opdracht een tweepartijen-overeenkomst aangaan met de opdrachtnemer, te weten: Bemiddelingsovereenkomst Flextender. VOORWAARDEN Op deze offerteaanvraag zijn uitsluitend de inkoopvoorwaarden (ARVODI 2018) en de concept overeenkomst van de opdrachtgever, als toegevoegd in de bijlage, van toepassing. Eventuele andere voorwaarden worden van de hand gewezen. GEHEIMHOUDINGSVERKLARING De opdrachtgever verplicht geselecteerde Inschrijver haar in te zetten kandidaat een geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. De geheimhoudingsverklaring dient bij de opdrachtgever ondertekend in het bezit te zijn bij aanvang van de werkzaamheden. VOG De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. WAADI Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). MEER INFORMATIE Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 20 juni 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 23 juni 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kun je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kun je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. DATUM VERIFICATIEGESPREKKEN De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 8 juli 2025. Deze datum staat vast en hier wordt niet van afgeweken. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 4 juli 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 2 juli 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kun je reageren.