Documentalist / DiM'er PAGW

De opdrachtgever zoekt een gedreven freelancer voor een uitdagende opdracht binnen het vakgebied van informatiemanagement. De opdracht omvat het uitvoeren van beheer op de archivering in een document management systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan projectmedewerkers en zorg je voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat ze zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. JE TAKEN - Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix. - Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem. - Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers. - Instrueren van nieuwe projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. - Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur. - Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen. - Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers. - Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. - Tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken). - Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B). - Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB. GEZOCHT PROFIEL - Afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding. - Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren. - Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen. - Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies. - Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten. - Kennis van en ervaring met werken bij Rijkswaterstaat is een pré. - Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). - Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie. COMPETENTIES - Analyseren en analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen). - Dienstverlenende en klantgerichte instelling. - Hands-on mentaliteit (denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen). - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder het opstellen van rapportages en hulpmiddelen. - Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers. - Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen). - Nauwkeurigheid. - Omgevingsbewustzijn (weten wat er binnen de organisatie speelt). - Proactieve instelling. - Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen). - Zelfontwikkeling (leren van je omgeving en situaties en dit toepassen op je werk). ARBEIDSVOORWAARDEN Interesse? Stuur dan uiterlijk 9 juli 2025, voor 13:00 uur je recente CV in Word-formaat, een onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW. De tariefbandbreedte is € 55,- tot € 68,75. Er is een optie tot verlenging van 3 x 12 maanden. Bijzonderheden AVG: Geen foto, geen persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Geen leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.