Directiesecretaresse

Als freelancer krijg je de kans om een sleutelrol te vervullen als directiesecretaresse binnen een dynamische en innovatieve organisatie. De opdrachtgever zoekt een gedreven freelancer die de directeur en het managementteam (MT) ondersteunt en zorgt dat alles soepel verloopt, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. JE TAKEN - Ondersteunen van de directeur met het beheer van agenda en mailbox, waarbij je zelfstandig afwegingen maakt over opvolging en doorzetten van mails. - Brede ondersteuning van het MT, waaronder complex agendabeheer en het regelen van vergaderruimtes. - Coördineren van het ondertekenproces, routing van correspondentie en bijwerken van distributielijsten. - Maken van interne en externe afspraken met diverse stakeholders. - Notuleren van MT-vergaderingen en zorgen voor distributie, bewaking en opvolging van actiepunten en deadlines. - Digitaal zakendoen: aanmaken en bewaken van inkooporders en het boeken van reizen. - Organiseren en coördineren van evenementen en medewerkersbijeenkomsten in samenwerking met collega’s van verschillende afdelingen. - Aanspreekpunt zijn voor facilitaire zaken en huisvesting, problemen oplossen of doorzetten naar de facilitaire dienst. GEZOCHT PROFIEL - Je beschikt over mbo+ of hbo werk- en denkniveau. - Je hebt minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als secretaresse. - Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt een goede beheersing van het Engels. - Je hebt gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365 tooling, met name Teams, PowerPoint, Word, Excel en SharePoint. - Je hebt ervaring met financiële processen, zoals het aanmaken en beheren van inkooporders. - Je communiceert effectief en verbindend met managers en medewerkers en schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus. - Je bent stressbestendig, collegiaal en beschikt over goede contactuele vaardigheden. - Je bent netwerkvaardig en weet zaken gedaan te krijgen via formele en informele kanalen. - Je hebt een flexibele maar gestructureerde werkhouding en kunt snel wisselende planningen netjes uitvoeren. - Je schakelt snel, werkt nauwkeurig en denkt minimaal drie stappen vooruit. - Je bent een initiatiefrijke zelfstarter met een sterk organiserend vermogen. - Ervaring met Agile werken en de bijbehorende rituelen is een pré. WERKOMGEVING De organisatie achter deze zzp opdracht werkt in een moderne omgeving op loopafstand van station Utrecht Centraal. Hier bundelen ruim 300 collega’s hun krachten in een innovatieve afdeling. Er is een prettige mix van ervaringen en persoonlijkheden die elkaar graag opzoeken om kennis te delen en samen te sparren. Er wordt hybride gewerkt; in jouw rol wordt verwacht dat je minimaal drie dagen per week op kantoor aanwezig bent. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.