DiM'er van Brienenoord brug VBB /informatiebeheersing

Opdrachtomschrijving De opdrachtgever zoekt een gedreven freelancer voor een uitdagende opdracht binnen een projectomgeving. De opdracht omvat het beheer van archivering in een document management systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het actualiseren van het ordeningsplan, het waarderen van dossiers, het autoriseren van medewerkers, het geven van training/opleiding aan projectmedewerkers en het zorgen voor de benodigde middelen. Ook het functioneel beheer van SharePoint Online valt onder je takenpakket. De projectomgeving heeft een eigen SharePoint Online omgeving die buiten het functioneel beheer van de organisatie valt. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. TAKEN - Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix. - Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem. - Het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers. - Instrueren van nieuwe projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. - Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur. - Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen. - Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers. - Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. - Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken). - Het ontvangen van meldingen en oplossen van storingen in SharePoint Online. - Het inventariseren en doorvoeren van verbetervoorstellen binnen het gebruik van SharePoint Online. GEZOCHT PROFIEL - Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding. - Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren. - Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen, specifiek SharePoint Online. - Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen. - Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten is een pre. - Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). - Ervaring met functioneel beheer in SharePoint Online. - Ervaring met het koppelen van SharePoint Online met VISI is een pre. COMPETENTIES - Analyseren/analytisch denkvermogen. - Dienstverlenende en klantgerichte instelling. - Hands-on mentaliteit. - Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. - Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers. - Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen. - Nauwkeurigheid. - Omgevingsbewustzijn. - Proactieve instelling. - Plannen en organiseren. ARBEIDSVOORWAARDEN Interesse? Reageer dan uiterlijk 10 juni 2025, voor 11:00 uur met je recente CV in Word, een onderbouwing van de eisen en wensen als voorblad, en je all-in uurtarief excl. BTW. De tariefbandbreedte ligt tussen €65 en €78,25 per uur. Optie tot verlenging is mogelijk, maximaal 5 keer met 12 maanden. Lijkt deze freelance opdracht je wat en voldoe je aan de eisen? Reageer dan direct via de link onderaan deze pagina.